どうも、@jirosokuです。
会社でもプライベートでも必要なのがタスク管理。
自分のやりたいことが可視化され整理されていないと、タスク消化も優先順位付けもできません。
オススメしたいのが、タスク管理ツールの「Trello」（トレロ）
TodoistやMicrosoft outlook、Nozbeeなど、たくさんのタスク管理ツールを試してみましたが、Trelloが最も使いやすく、タスク管理が楽しくなりました。
トレロでの基本的なタスク管理方法
トレロの特徴は、プロジェクトごとにタスクを管理しやすいこと。
trelloをはじめて使うという方へ、最初の一歩となる「タスクの管理方法」を紹介します。
まずはボードを作成しよう
ボードはプロジェクト単位で作成することをオススメします。
プロジェクト単位の定義は人それぞれですが、僕の場合は「会社の仕事でやるべきこと」「プライベートでやるべきこと」のように分けています。
他のプロジェクトの例として、「簿記検定合格のためにやるべきこと」、「結婚式の準備」など、中長期的な目標をプロジェクトとして設定してもいいかもしれません。
ボードを作成したら、リストを作成しよう
リストはプロジェクトの1階層下の概念で作成するとよいでしょう。
「会社の仕事でやるべきこと」がボードであれば、「取引先Aとの企画会議」や「●●システム開発の設計書作成」などがリストとしてよいでしょう。
リストは作成してからでも、名前変更や削除可能なので、まずは思いつくままにリストを作成して後から整理しましょう。
リストはタスクをグルーピングする重要な存在なので、紙に書き出してみてイメージしてからガシガシtrelloに登録するのがオススメです。
リストを作成したらタスクカードを作成しよう
Trelloの特徴で注目すべきは、タスクを1つのカードとして管理できるところ。
タスクを作成する上での注意点は、「行動ベースのタスクであること」、「それ以上、別のタスクに分解できない最小単位であること」が重要です。
したがって、「打合せの資料を作成する」や「打合せのための会議室を予約する」というタスクであればOKでしょう。
作成した各ボードで、タスクを作成すると、リスト内にタスクカードが紐付けられます。
このようにして、リスト内にやるべきタスクを作成していくことで、リストの内容を達成するためのTodoタスクが視覚的に作成されます。
さらに、タスクには詳細な説明や画像ファイルなどの添付ファイルを保存することも可能です。
例えば、タスク実施時の留意点メモ、参考にするURL、打合せ時のホワイトボードの画像などを管理することができ、タスクの効率的な実施が可能です。
タスクのステータスを変更しよう
タスクが完了したら、タスクを消し込みましょう。
タスクを消し込むためには、アーカイブを選択し、リストからタスクを見えなくすることで消し込みを行います。
タスクは見えなくなっても、データとしては残っているので、いつでも参照することができます。
また、タスクを作成したけど、他のリストのほうがしっくりくるタスクだったと言う場合でも、ドラッグ&ドロップでラクに移動できます。
さいごに-PCでは全体感・スマホではスキマ時間でタスク確認-
PCからは大画面で操作性もよいため、タスクの残量と期限の見直しなどを行うのがよいでしょう。
スマホからは、移動時間などちょっとしたスキマ時間でいつでもどこでもタスク管理を行えます。
Gmailと連携すれば、受信メールをTrelloのタスクカードとして管理することも可能なので、返信漏れも防ぐことが出来ます。
次回以降の記事では、初心者向けのタスク管理方法や、アドオン機能の使い方を紹介しています。
